Acuerdo de encargo del tratamiento (DPA)

1. Definiciones

Los términos «datos personales», «tratamiento», «responsable del tratamiento», «encargado del tratamiento», «interesado» y «violación de la seguridad de los datos personales» tienen el significado que les da el RGPD. «Servicio» significa la plataforma Menixo, tal como se describe en los Términos.

2. Objeto y duración

El Encargado del tratamiento trata datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento únicamente para prestar el Servicio, durante la suscripción y el periodo de supresión previsto en el punto 10.

3. Naturaleza y finalidad del tratamiento

El alojamiento y la visualización de la carta, la transmisión de los pedidos y las peticiones de las mesas a la pantalla de pedidos, la visualización del estado del pedido en el móvil del cliente, la gestión de las cuentas del personal y de las tabletas, la conservación del historial de pedidos y el cálculo de los totales diarios.

4. Interesados y categorías de datos

Los clientes del restaurante: el contenido del pedido, la mesa, la hora, las notas escritas en los productos, las peticiones de servicio (incluida la forma de pago elegida, tarjeta o efectivo), un identificador aleatorio de sesión y la dirección IP, usada para limitar abusos.

El personal del restaurante: el nombre que se muestra en la tableta, el PIN (guardado solo como hash), la tableta utilizada y el momento de las acciones sobre los pedidos. Los encargados: el nombre y la dirección de email.

El Servicio no está diseñado para categorías especiales de datos. El Responsable del tratamiento no pide a los clientes que escriban este tipo de datos en las notas del pedido.

5. Obligaciones del Encargado del tratamiento

Trata los datos únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Responsable del tratamiento; los Términos, este acuerdo y la configuración que el Responsable del tratamiento hace en el panel constituyen dichas instrucciones. Si una instrucción infringe la ley, informa de ello al Responsable del tratamiento.

Garantiza que las personas autorizadas para tratar los datos se han comprometido a respetar la confidencialidad y aplica las medidas de seguridad del Anexo 1.

Ayuda al Responsable del tratamiento, en la medida de lo posible, a responder a las solicitudes de los interesados, a evaluar el impacto relativo a la protección de datos y a cumplir sus obligaciones de los arts. 32 a 36 RGPD.

Pone a disposición del Responsable del tratamiento la información necesaria para demostrar el cumplimiento del art. 28 RGPD y permite auditorías, con un preaviso de 30 días, como máximo una vez al año, a cargo del Responsable del tratamiento y sin afectar a la seguridad de los demás clientes.

6. Obligaciones del Responsable del tratamiento

El Responsable del tratamiento cuenta con una base jurídica para el tratamiento, informa del tratamiento a sus clientes y a su personal (por ejemplo, mediante una nota en la carta o en el local) y no da instrucciones contrarias a la ley.

7. Subencargados

El Responsable del tratamiento autoriza de forma general el uso de los subencargados del Anexo 2. El Encargado del tratamiento avisa al Responsable del tratamiento por email con al menos 30 días de antelación antes de añadir o sustituir un subencargado; el Responsable del tratamiento puede oponerse por motivos fundados y, si no se encuentra una solución, puede cancelar la suscripción.

Cada subencargado asume, por contrato, obligaciones de protección de datos al menos tan estrictas como estas. El Encargado del tratamiento responde ante el Responsable del tratamiento de sus subencargados.

8. Transferencias internacionales

Los datos de los clientes del restaurante se alojan en la Unión Europea. Cualquier transferencia fuera del EEE se realiza únicamente sobre la base de una decisión de adecuación o de las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

9. Violación de la seguridad de los datos personales

El Encargado del tratamiento avisa al Responsable del tratamiento sin dilación indebida, y como máximo en 48 horas desde que tenga conocimiento de una violación de la seguridad de los datos personales que le afecte, y le facilita la información disponible: la naturaleza de la violación, las categorías y el número aproximado de interesados y de registros afectados, las consecuencias probables y las medidas adoptadas.

10. Conservación y supresión de los datos

Los pedidos se conservan 12 meses; después solo quedan los totales por día, sin datos sobre personas. Los eventos técnicos de la pantalla de pedidos se suprimen a los 7 días.

Al terminar la suscripción, los datos del Responsable del tratamiento se suprimen a los 90 días, salvo aquellos que la ley nos obligue a conservar. Si lo solicita, antes de la supresión el Responsable del tratamiento recibe una copia de los datos.

11. Responsabilidad

La responsabilidad de las partes se rige por el art. 82 RGPD y por los límites de los Términos, en la medida en que lo permita la ley.

Anexo 1. Medidas técnicas y organizativas

Cifrado de las conexiones (HTTPS/TLS). Contraseñas y PIN guardados solo como hash. Separación de los datos por restaurante, comprobada en el servidor en cada solicitud. Roles diferenciados (propietario, encargado, personal) con los permisos mínimos.

Bloqueo del PIN tras 5 intentos fallidos y límites de solicitudes por mesa y por dirección IP. Copias de seguridad diarias de la base de datos, conservadas 14 días. Acceso administrativo a los servidores solo para personas autorizadas, con autenticación reforzada.

Anexo 2. Subencargados

OVH SAS: alojamiento de los servidores y de la base de datos, en la Unión Europea.

[FURNIZOR_EMAIL]: envío de los emails del servicio a los usuarios de la cuenta.

Anthropic PBC: traducción automática de los textos de la carta (nombres y descripciones de productos). No recibe datos sobre los clientes del restaurante ni sobre el personal.